Konference in moji nasveti organizatorjem konferenc

Zadnje pol leta, v času brezposelnosti, sem imel priložnost obiskati cel kup konferenc, sodeloval na parih okroglih mizah, poslušal cel kup predavanj in združeval prijetno s koristnim – učenje in druženje, oz. networking. No, učenja je bilo na konferencah bolj malo in ravno to me je vzpodbudilo, da se lotim pisanja zapisa o tem, kako naj bi izgledala konferenca, ki bi prinašala dodano vrednost obiskovalcem. Seveda so spodaj zapisane stvari samo moje želje, oz. moji pogledi na konference, ki pa so ponavadi zaradi takšnih, ali drugačnih razlogov precej težko uresničljivi. Vendar obstajajo približki temu, kar si sam želim!

Cena kotizacije – prva stvar, na katero verjetno vsak organizator konference najprej pomisli je kotizacija, ki jo bodo udeleženci plačali. Meni se to v bistvu ne zdi sploh pomembno, saj so konference v tujini mnogokrat dražje od naših, pa vendar so vedno zapolnjene do zadnjega mesta. Torej cena ni tista, ki odloča o udeležbi na konferenci, ampak je njen program! Ne bom šel v podrobnosti, kako se izbira programski svet in vse ostalo, kajti o tem nimam pojma – “out of the box” pa sem spremljal že precej konferenc in opazoval stvari, ki se dogajajo.

Ime konference naj bo smiselno, da ga bodo ljudje razumeli, naj dejansko pove o čem bo govora in naj bo smiselno tudi grafično upodobljeno. Ne varčujte pri tem!

Čas pred konferenco (meseci prej) naj bo čas, ki je namenjen da se pripravi celoten teren, oz. da se testira odzive zainteresirane javnosti na stvari, ki jih bodo čakale. Naj se s “teaserji” testira ljudi in naj se dela celotna stvar zanimiva, čeprav se o njej še nič ne ve. V tem času naj se začne že komunikacija na družbenih omrežjih in preverja tudi odzive. Spletno mesto mora biti finalizirano z dnem, ko gredo v “eter” oglasi, oz. ko se začne dejansko pošiljanje PR sporočil. V tistem trenutku mora biti na spletu potrjen program, ki se sicer še lahko spreminja, vendar se ne sme bistveno. In še nekaj je pomembno – preverite datum, da ne sovpada s kakšno drugo konferenco, ali pa kakšnim drugim dogodkom, ki bo vašo javnost prepolovil!

Program je sveti gral konference in tega bi se moral vsak organizator zavedati. Namreč ne pridejo vsi ljudje na konference zaradi večerne zabave in brezplačnega alkohola, ampak zaradi znanja, ki ga bodo odnesli, oz. primerov dobre prakse, ki jih bodo slišali. Sestava programa je najbolj “zajebana” stvar, saj ne moreš ugoditi vsakomur, vendar pa lahko s precej pametnimi “twisti” naredi konferenco prebavljivo za vse udeležence. Predvsem je potrebno poznavanje govorcev in njihova pravilna usmeritev:

• program mora biti fokusiran na področje konference, ki ga pokriva. Če nimate primernih govornikov, potem ne poskušajte vplesti v program še vse sorodne panoge – ni smiselno
• če konferenca traja dva dni, naj se drugi dan začne malce kasneje – zabave so naporna stvar
• program mora imeti rep in glavo, oz. mora imeti “flow”. Poslušati cel dan “hard core” predavanja ni užitek. Vmes morajo biti primeri dobre prakse, oz. vsebine, ki razbijejo monotonost.
• znana in draga imena (keyspeakerji) so dobrodošli, vendar pod pogojem, da ne bodo govorili o isti stvari, kot so na vseh konferencah v zadnjem letu. Če bi sam organiziral konferenco v Sloveniji, ne bi bil pripravljen plačati 30 in več tisoč eurov za govorca
• govorci, ki so bili že na vseh ostalih konferencah se izpojejo. Poskusite najti nove, zanimive ljudi, ki jih občinstvo, ki je na konferencah pri nas več ali manj isto, še ne pozna
• govorci naj govorijo o najnovejših primerih dobre prakse – nikogar več ne zanimajo analize akcij izpred treh, ali več let
• ko se dogovarjate z govorci, jim obvezno začrtajte pot, ki jo želite, da jo na konferenci predstavijo. Za to boste potrebovali precej raziskovanja o tem, kaj sploh govorec počne in kaj se da izvleči iz njega.
• obvezno zahtevajte od govorca vnaprej prezentacijo – preverite, ali paše v vaš kontekst, oz. ali ni mogoče preveč namenjena lastni samopromociji. Če je slednje, poskušajte to skupaj z njim eliminirati.
• govorec naj ne bere prezentacije (to upam, da je vsem že jasno!), vendar ga vseeno opozorite na to
• če so predavanja sponzorska, potem naj bo to vnaprej jasno in nikar tega ne skrivajte
• če ima govorec za svoje predavanje 20 minut časa, potem to pomeni 20 minut in ne 30 minut! Držite se urnika, ki ste ga zastavili, kajti le tako bo vse skupaj potekalo kot mora in bodo obiskovalci prihajali točno v dvorano. Ko se naredi en zamik, se čisto vse podre. Planirajte rajši kakšno minuto več, kot pa premalo za vsakega govorca. Na točno odmerjen čas opozorite tudi govorce in z znakom sporočite, da je do konca še par minut, da bo znal odveslat do konca.
• tudi govorci so samo ljudje in kaj rado se zgodi, da izgubijo rdečo nit, oz. da se jim sredi govora ustavi. Nič hudega, bodite pripravljeni na “vstop” in lahko precej dobro rešite tudi takšno situacijo – vendar pozor, za to potrebujete človeka, ki povezuje vse skupaj in je pripravljen na takšne stvari in jih zna zelo galantno rešiti.

Okrogle mize na konferencah so precej zanimiva zadeva, ki vedno popestrijo vzdušje in povzročijo zanimive debate med deležniki na odru. Vendar se tudi tu lahko kaj zalomi, če se moderator ne pripravit dovolj dobro na udeležence:

• moderator okrogle mize mora detajlno poznati udeležence. Če se ne pripravi, potem je verjetnost da bo okrogla miza zvodenela precej velika. Če se pripravi in ve, kaj kdo od deležnikov dejansko počne, potem ne potrebuje nobenih vnaprej pripravljenih vprašanj, ampak lahko preprosto vodi nit, kamorkoli že gre v danem trenutku. Moderator je sveti gral okrogle mize!
• udeleženci na okrogli mizi – velikokrat se zgodi, da niso ravno najbolj vešči retorike, ali pa obratno, da so preveč vešči retorike in da nič ne povejo. Treba je znati korigirati med njimi in poskrbeti, da pride do zanimivih situacij, kjer vsak zagovarja svoje mnenje.
• če bodo na okrogli mizi vsi zagovarjali isto stališče, potem le ta ne bo tako zanimiva, kot če se bodo kresala mnenja. Vendar pozor, nikar 4:1, ali kaj podobnega, kar se lahko sprevrže v mesarsko klanje.
• če se na okrogli mizi govori o stvareh, ki jih nihče med občinstvom ne razume, potem tema ni bila prava
• na okrogli mizi naj vsi govorci govorijo isti jezik. Če so prisotni tujci, potem naj bo v tujem jeziku. Veliko manj problemov bo.
• moderator naj vzpodbuja vprašanja iz publike, vendar ne za vsako ceno. Če ni odziva, potem naj ne sili več v obiskovalce, ampak naj sam plava.
• twitter wall je super zadeva, tako za predavanja, kot za okrogle mize – vendar pozor! obvezno ga moderirajte, sicer bo prišlo do čudnih izpadov ljudi, ki te stvari jemljejo na precej lahek način. Škoda je, da gre fokus predavanja v drugo smer.

Spremljevalne dejavnosti dajo pečat konferenci. Sam v to štejem razstavne prostore, kjer se sponzorji predstavljajo in prikazujejo, kar imajo za prikazati. Hostese, oz. promotorke, torbice presenečenj, ki so stalnica na vseh konferencah.. Ampak gremo po vrsti:

• torbice presnečenj, ki jih dobi vsak udeleženec in jih z velikim veseljem takoj odpre in prebrska – nikar kilogramske ozimnice, ali pa 2 litra Perwolla v njih. Tudi par kilogramske knjige niso najbolj primerne. V bistvu čim manj papirja, ker se vse lahko da na USB ključke, ki so veliko bolj zanimivi in ekološko bolj primerni.
• razstavni prostori so fajn, ker dejansko med odmori, če ne kadiš, oz. če te ne tišči na WC, lahko preživiš čas tam in sprašuješ precej neumna vprašanja. Vendar naj bodo ti “štanti” primerno konferenci urejeni – za “geek” konference je nesmiselno uporabljati papirnih katalogov, ko se vse lahko predvaja na velikih zaslonih (kot primer).
• hostese, oz. promotorke so kul – kakopačne, vendar prosim prosim, da se vedno preveri, če kaj vedo o stvari, ki jo predstavljajo. Namreč že parkrat sem naletel na smešno situacijo, ko hostesa ni vedela, kaj točno predstavlja, oz. dela tam.

Zabava in mreženje (networking) sta najpomembnejša faktorja za obisk konferenc pri nas! Namesto da bi bil to program in kaj posameznik odnese od njega, se v ospredje postavlja večerna zabava, ki se potegne ponavadi v jutro. To dvoje je ponavadi najlažje obvladati, saj pri tem udeleženci nismo tako zelo zahtevni. Sam sem ponavadi med tistimi, ki zelo kmalu zapustijo zabave, ampak par nasvetov pa imam:

• za mreženje mora biti dovolj časa na konferenci. Odmori in čas za kosilo so super za navezavo stikov, vendar je čas pri tem omejen. Zvečer se to ponavadi sicer nadaljuje, vendar je vse skupaj malce drugače (kajne?!)
• zabava je tisti del, ki ljudem najbolj ostane v spominu po konferenci (napaka!) in če je zastonj širok spekter pijače in je glasba kolikor toliko normalna, se s tem konceptom ne more zgrešiti. Ampak naj ne bo samo zabava tista zadeva, ki si jo udeleženci zapomnijo.
• prevoz na zabavo je “must”, sicer prihaja do čudnih situacij, ko zjutraj ljudje iščejo svoja vozila na čudnih krajih
• poskrbite tudi za brezalkoholne pijače, kar je sicer redkost, ampak verjetno obstajamo tudi takšni ljudje

Takole, to je nekaj osnovnih stvari, ki sem jih opazil na konferencah in se mi je zdelo smiselno, da jih zapišem. Mogoče bodo te iztočnice kdaj komu pomagale, sicer pa bom lahko sam po teh kriterijih, ki sem jih zgoraj zapisal ocenjeval konference, ki se jih bom udeležil. Vesel bom, če bo komu ta zapis pomagal, če pa ima kdo še kakšno idejo in sem jo sam pozabil (itak bi bil tale zapis lahko neskončno dolg), pa naj jo zapiše v komentarju!

p.s.: sam nisem še nikoli organiziral konference in nimam pojma, koliko dela, energije in volje je treba vložiti v tak projekt. Ta zapis je napisan iz stališča obiskovalca konferenc, ki opazuje tudi tiste stvari, ki niso tako očitne.